初めまして、NEW STANDARD社の関です。
私は、広告事業におけるプロジェクトマネジメントやプロダクションマネジメントを中心に行うチームで、よりよいクリエイティブを生み出すための最適なプロセスを常に追求しています。
新型コロナウイルス感染症の影響を受け、多くの組織や企業でリモートワークが常態化し、働く場所の中心がオンラインへとシフトしました。私たちNEW STANDARD社も、3月末からフルリモートワーク体制に移行しました。
「オンラインの会議で生産性と創造性を高めるのが難しい」
これは、働き方を移行する過程で生じた課題のひとつでした。最初は苦戦していましたが、徐々にノウハウを積み重ね、生産性と創造性を高めるオンライン会議術を見出していきました。
今回は、多分野のクリエイターが共に働くNEW STANDARD社が考える、理想的なオンライン会議の進め方をまとめてみました。
それでは、下記の4項目に分けて、そのノウハウを共有していきます。
１．役割分担と準備が肝！「ファシリテーター・オーナーシップ・議事録・イニシアチブ」
２．心理的安全性を担保する「チェックイン・チェックアウト」
３．副音声として楽しむ「チャットコメント」
４．アイディアの源泉である「雑談」
１．役割分担と準備が肝！
「ファシリテーター・オーナーシップ・意思決定者（イニシアチブ）・議事録」
NEW STANDARD社の会議では、ファシリテーター、オーナーシップ、意思決定者（イニシアチブ）、議事録と役割を明確に分けています。
多くの会議では、ファシリテーターと意思決定者（イニシアチブ）を同じ人が担当し、場をまわしていると思います。しかし、それだと発言のバランスが悪くなってしまう。そこで、下記のように役割を切り分けて定義しています。
▼ファシリテーター
ゴールに向かって個々の能力や思想を最大限に引き出し、目標達成を簡単にする人。
事前にアジェンダを設定したうえで会議を進行し、会議の参加者の創造性を爆発させることに責任を負う。ファシリテーターの役割として、以下の6つを遂行します。
１．ゴールを明確に（目的の明確化）
２．ゴール達成のために誰が必要なのか（参加者の選定と役割分担）
３．そのための議題は何か（ゴールまでの道順の提示）
４．誰にどの立場で意見を出してもらうのか（参加者へのフリ）
５．結論をまとめる（会議の成果共有）
６．NextStepやToDoの明確化と分担（次のアクションの共通認識を醸成）
ファシリテーターの準備こそが、会議の生産性の決め手になります。事前に情報整理をして、アジェンダの共有と協議は明確に分けること。仮説を持ち、全体を俯瞰してベストケースとワーストケースを考えながら進行することが求められます。
また、会議の雰囲気はファシリテーターのキャラクターによってガラッと変わるため、弊社では定例会議などは持ち回りで担当を変えています。
▼オーナーシップ
会議の主催者。共有したいことや、解決したい課題、あるいは決めなくてはならない事項がある人。（※ファシリテーターと同じ人が担うケースが多い）
▼意思決定者（イニシアチブ）
会議での各トピックに対する意思決定者であり、その会議で出す結果の責任をもつ人。
▼議事録
会議で話されたことを整理しながら、結論や発生したタスクなどを記録して共通認識を持たせる人。プロジェクトマネジメントの役割も担っており、決定事項、各自のToDo、引き続き要協議となった項目の確認を行います。
議事録は雑用だと捉えられることもありますが、チームプロジェクトにおいての「メモ、計画書、記憶媒体」という重要な役割を担っています。
また、ファシリテーターと議事録の連携も非常に重要です。会議を円滑に進めようとすると細かいことまで覚えていられません。そのため、議事録の担当者が協議事項をきちんと記録し、会議の軌道修正をサポートしていくことが求められます。
２．心理的安全性を担保する
「チェックイン・チェックアウト」
昨年からNEW STANDARD社では、会議前後のチェックインとチェックアウトを導入しています。
チェックインを設けるのは、会議で発言がしやすくなるような心理的安全性を担保するため。そのときの気持ちを一言でメンバーに共有します。その一言があると、その人自身のプライベートな側面が見えてきますし、会議の雰囲気の緩衝材にもなるんですよね。
チェックアウトは、後述する雑談からのアイデアを生み出すため。ときには一発芸をしたり、会議と関係ないことにメンバーの意見を求めたり、社員同士のコミュニケーションにつながっています。ときには会議が終わったあとにSlackでの会話に派生し盛り上がることもあります。
3．アイディアの源泉である「雑談」
私たちは、オフィスでの「雑談」を重視する企業カルチャーでした。そのため、オフィスでの会議ではあえてアジェンダに余裕を持ち、ゆるく集まって解散するということを繰り返していたんです。けれども、オンライン会議でそれをやると何も生まれない場になってしまう。なので、生産性と創造性を高めるために「雑談」を意図的に設計することにしました。
リアルな場では偶発的な雑談が勝手に発生しますが、オンラインだと引き出す能力やコミュニケーションデザインが求められます。そこで、雑談を含むアジェンダ設定と、チェックインやチェックアウトを活用し雑談が生まれるようなコミュニケーション設計の2つのアプローチを実践しています。
また、先述した会議における4つの役割を明確に切り分け、各会議における生産性を高めた結果、はやめに会議が終わることが多いんです。そこで、残った時間を雑談に使い、そこからアイデアが生まれることも。これは、アジェンダの内容を共有、協議、雑談の3つに整理したことのメリットだと思っています。
4．副音声として楽しむ
「チャットコメント」
何か新しいアイデアを出すとき、自分がトップバッターだとなかなか発言しにくかったり、話を整理して伝えなければと思うと言い出しにくかったり、会議が声の大きい人のアイデア発表会になっていたり……。誰しもがこんな経験があると思います。
このように会議では発言しにくいと思っていても、チャットでのコメントであれば話しやすい。より偶発的なアイデアを生むためにも、発言における心理的安全性を担保することが重要です。いま、私たちはチャットや雑談を活用し、Googleドキュメントを使ってアイデア出しをしています。
その際に面白いのが、ファシリテーターを誰が担当するかによって、出てくるアイデアがまったく異なること。ファシリテーションにおける個性が、どのような意見を引き出すかに関わってくるので、ファシリテーターを会議ごとの交代制にしています。体系化、仕組み化を前提としたうえで、その人らしい会議の雰囲気がつくられると、創造的な場になりやすいんです。
オンラインを中心とした働き方に移行する過程では、なんとなく形にはなっているように見えても、従来の価値を代替できていないことが多々あります。オンラインの特性を理解した上で、あらゆるものを設計し直す必要がある。私たちも日々試行錯誤を繰り返しながら、皆さんとノウハウを共有できればと思っています。
